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conseils pour encaisser plus rapidement ses créances

Quelques conseils pour encaisser plus rapidement ses créances

La trésorerie est plus que jamais une priorité pour toutes les entreprises. Voici quelques règles de base, faciles à suivre pour ne plus laisser votre argent travailler pour les autres.
C’est un sujet bien vaste qui est trop souvent le dilemme des PME comme des grands groupes. Pas assez de temps pour tout faire. On privilégie souvent l’aspect commercial : il faut avant tout répondre à la promesse client. Pour la gestion, on verra après. Oui mais voilà, votre banquier, vos fournisseurs ne l’entendent pas de la même oreille. Vous avez beau leur dire et leur prouver que vous avez des encaissements en attente, tant qu’ils n’ont rien de concret, ils restent sourds à vos arguments.
Alors comment faire ?
Tout d’abord, trois règles de base
  1. Facturez à temps, n’attendez pas d’avoir "le temps de vous en occuper". S’il le faut, planifiez quelques heures par semaine ou quelques minutes par jour pour rédiger et envoyer toutes les factures. Une facture qui part avec une semaine de retard, c’est déjà une semaine de retard d’encaissement…
  2. Vérifiez et re-vérifiez vos factures ! Assurez-vous qu’elles correspondent bien au devis accepté par le client, que toutes les prestations ont été facturées et qu’il n’y en a pas en plus ou en moins, que les tarifs sont corrects… Cas particulier des grands groupes, trop souvent négligé par les hôteliers : le numéro de bon de commande. Vous ne l’avez pas ou ne l’avez pas indiqué sur votre facture ? C’est comme si vous veniez de l’envoyer directement à la poubelle ! Il est vrai que vos PMS ne permettent pas toujours de l’inclure facilement sur les factures. Dans ce cas, faites réaliser un tampon spécial et inscrivez-le à la main. Sans ça, votre facture sortira du circuit et vous n’êtes pas prêt d’en avoir des nouvelles.
    Une facture contestée par un client peut très vite retarder son règlement d’un mois, voire beaucoup plus ! En effet il faudra ensuite plusieurs allers-retours afin de tout revalider avec le client, puis lui renvoyer une facture correcte ou un avoir. Tout ceci prend du temps et de l’énergie et contribue à diminuer la confiance de votre client.
  3. Répondez rapidement et précisément à chaque contestation. Une facture contestée est une facture non payée.
Ces règles paraissent évidentes. Mais les appliquez-vous ?
Ensuite, concernant les relances, plusieurs solutions s’offrent à vous
  1. Vous pouvez décider d’y dédier l’un de vos collaborateurs. Avantages : Pas de coût supplémentaire. Rapidité de mise en place. Inconvénients : Cette personne devra être formée à cette tâche pour être réellement efficace (c’est du temps et de l’argent). Combien de temps lui restera-t-il pour accomplir le travail qu’elle effectuait avant ?
  2. Vous pouvez engager une personne supplémentaire, affectée à temps plein à ce travail. Avantage : Si vous sélectionnez quelqu’un d’expérimenté, il/elle sera très vite opérationnel(le) et certainement efficace. Inconvénients : Difficulté de la sélection. Des coûts fixes supplémentaires non négligeables. En cas de baisse d’activité, cette charge fixe deviendra un vrai poids financier mal rentabilisé.
Dernier avantage de ces deux solutions : c’est une personne qui connaît bien votre entreprise et vos clients qui s’adresseront à eux. Mais c’est aussi un risque. Celui que vos clients ne comprennent pas que quelqu’un de chez vous finisse par lui parler avec fermeté car il a trop de retard dans ses paiements, alors que jusqu’ici vous aviez le rôle du "gentil". C’est naturellement un sujet hautement sensible dans l’hôtellerie où le client est au cœur de toutes les attentions.
  1. Dernière solution : externaliser partiellement ou totalement votre recouvrement. Avantages : une fois la facture envoyée, vous ne vous occupez plus de rien. Votre prestataire se chargera de tout le suivi jusqu’à l’encaissement. Vous conservez le rôle du "gentil". En confiant vos créances à des professionnels, vous constaterez rapidement une amélioration de vos délais d’encaissements et donc logiquement de votre trésorerie. Résultat : votre banquier est rassuré et, à votre tour, vous pouvez payer vos fournisseurs à temps et ainsi renégocier plus facilement vos futurs contrats. C’est un cercle vertueux ! Et si vous devez faire face à un mauvais payeur, ces sociétés peuvent aller jusqu’à entamer une action judiciaire si vous le souhaitez. Enfin, très souvent leur rémunération est une commission sur les sommes encaissées, donc un double avantage pour vous : des coûts proportionnels aux fluctuations de votre chiffre d’affaires et très peu de risque puisque vous ne payez rien en cas d’échec. Inconvénients : il faut impérativement sélectionner avec précaution votre partenaire. Méfiez-vous des sociétés aux méthodes trop "agressives". Elles risqueraient de compromettre la relation commerciale que vous avez pu établir avec votre client. Renseignez-vous sur leurs méthodes. Demandez également le mode de rémunération de leurs chargés de recouvrement. Une rémunération au résultat est motivante, mais elle aura aussi tendance à orienter leurs efforts vers les plus gros montants, et moins d’énergie sera dépensée pour votre "petite" facture de 1 000 euros.
Article rédigé et proposé par CollectCash.

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