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recouvrement des charges et Paiement

Paiement et recouvrement des charges

À jour au 27 mars 2014

Pour faire face à l’ensemble des dépenses, un budget prévisionnel doit être décidé chaque année par les copropriétaires.

Ce budget est établi par le syndic, en concertation avec le conseil syndical, pour un exercice comptable de douze mois.

Le syndicat doit, sauf impossibilité, voter ce budget prévisionnel avant le début de l'exercice comptable qu'il est destiné à couvrir.

Paiement des charges

Chaque copropriétaire doit participer aux charges à hauteur de sa quote-part. Le paiement des charges s’effectue par le versement de provisions.

Les provisions demandées en application du budget prévisionnel sont exigibles le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale ; les provisions pour les dépenses hors budget sont exigibles selon les modalités votées par l'assemblée générale.

Afin d'assurer la trésorerie du syndicat et faire face à l'ensemble des dépenses, le syndic vous demandera au début de chaque trimestre le paiement d'une provision égale au quart du budget (l'assemblée générale peut opter pour un versement semestriel ou mensuel). Il vous adresse, par lettre simple, avant chaque premier jour du trimestre, un avis indiquant le montant de la provision exigible.

Le syndic peut également exiger :

  • le versement de provisions
    • pour les travaux  non compris  dans le budget prévisionnel : travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble ou portant sur les éléments d'équipement commun, autres que les travaux de maintenance ; travaux d'amélioration ; études techniques telles que les diagnostics ; (l'assemblée générale détermine le montant et la date d'exigibilité de la dépense; le syndic vous adresse, par lettre simple, un avis indiquant le montant de la somme exigible et l'objet de la dépense) ;
    • pour financer les travaux urgents que le syndic peut faire réaliser sans délibération préalable de l'assemblée générale, mais après avis du conseil syndical (le montant de cette provision est limité au 1/3 du montant du devis estimatif des travaux) ;

  • le versement d'avances :

    • constituées par des provisions spéciales pour assurer les travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun qui pourraient être nécessaires dans les trois années à venir mais non encore décidées (le syndic doit soumettre cette décision lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans à l'assemblée générale qui se prononce à la majorité de l'article 25*) ;
    • constituant la réserve fixée au règlement de copropriété, appelée couramment " fonds de roulement ", (ancienne "avance de trésorerie permanente") ; son montant ne peut dépasser 1/6 du budget prévisionnel, soit 2 mois de budget ;
    • correspondant à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale ;

  • la participation à un fonds de travaux  : à compter du 1  janvier 2017, tout copropriétaire d’immeuble à destination partielle ou totale d’habitation sera tenu de participer à un fonds de travaux afin de faire face à la réalisation de travaux à venir. Pour les immeubles neufs, il est possible de reporter la constitution de ce fonds  à l’issue d’une période de cinq ans suivant la date de la réception. Dans tous les cas, les copropriétés peuvent instituer ce fonds avant les délais légaux. Seules les copropriétés de moins de 10 lots ayant pris la décision de ne pas instituer de fonds de travaux (vote à l’unanimité*) et celles dont le diagnostic global technique fait apparaître l’absence de besoin de travaux au cours des 10 prochaines années peuvent en être dispensées.

  • Ce fonds permet de financer des dépenses de travaux obligatoires, hors budget prévisionnel, votés en assemblée générale ou de travaux urgents. Les copropriétaires décident à la majorité absolue* et le cas échéant à la majorité simple*, en assemblée générale, des modalités d’affectation du fonds de travaux. Le montant de la cotisation annuelle est fixé par l’assemblée générale dans les mêmes conditions de majorité. Il doit correspondre au minimum à 5 % du budget prévisionnel.

Recouvrement des charges : que peut faire le syndic en cas de non-paiement d'une provision ?

Lorsque 30 jours après avoir reçu une mise en demeure de la part du syndic, un copropriétaire ne s'acquitte pas du paiement d'une provision, il peut se voir réclamer immédiatement la totalité des provisions de l'année budgétée.
Le syndic peut saisir le président du tribunal de grande instance pour en obtenir le paiement.

  • Le syndic peut engager toute action judiciaire pour recouvrir les charges (sauf la procédure de saisie immobilière) sans l'autorisation de l'assemblée générale.
  • Les frais nécessaires engagés par le syndicat de copropriété pour recouvrer une somme d'argent due par un copropriétaire, sont à la charge de ce seul copropriétaire.
  • Le copropriétaire qui obtient gain de cause à l'issue d'une procédure l'opposant à la copropriété est, en principe, dispensé de sa participation aux dépenses représentées par les frais de procédure engagés par le syndicat

Définitions

Quelques définitions pour mieux comprendre la copropriété.
  • Le budget prévisionnel est la somme affectée aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de la copropriété.

  • Les charges sont les dépenses incombant définitivement  aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part.
  • Les provisions sur charges sont les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif après approbation des comptes du syndicat de copropriété ; les provisions demandées en application du budget prévisionnel sont exigibles le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale; les provisions pour les dépenses hors budget sont exigibles selon les modalités votées par l'assemblée générale.

  • Les avances sont les fonds destinés par le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale, à constituer des réserves ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d'entre eux ; elles sont remboursables.

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